La gestion des documents est un maillon important du travail de bureau

2024 Auteur: Henry Conors | [email protected]. Dernière modifié: 2024-02-12 07:14

Le flux de travail est compris comme les règles selon lesquelles les solutions signées sont promues au sein d'une entreprise ou d'une institution à partir du moment où elles sont reçues jusqu'à l'archivage. La base de ce concept est la réception d'un document, son examen, son transfert aux organes exécutifs, les mesures organisationnelles d'exécution, la certification, l'exécution, le stockage.

Il s'agit d'un processus qui prend en compte les instances de déplacement du document ainsi que la vitesse de son déplacement à travers ces instances. Le flux de documents est un processus qui doit être corrélé avec les activités d'information de l'appareil administratif, en documentant chaque décision individuelle, en stockant les documents nouvellement reçus.

Un grand nombre de lacunes dans les activités de nombreux appareils administratifs sont précisément liées à la mauvaise organisation de la circulation des documents. Par exemple, le processus de circulation d'un document de décision de gestion devrait inclure trois éléments obligatoires:

• aide à la prise de décision (cela inclut des informations fiables,confirmant le bien-fondé de la décision);
• documenter la décision elle-même (document réglementaire);
• contrôle de la mise en œuvre (qui comprend l'organisation du travail proposé, les méthodes d'exécution de la tâche, le respect des conditions et des délais).

Comme on peut le voir dans l'exemple ci-dessus, le flux de travail est la collecte d'informations sur la base desquelles une décision administrative sera émise; la préparation de la décision elle-même, y compris la rédaction, la coordination, la rédaction jusqu'à l'approbation. Toutes les étapes ci-dessus nécessitent le déplacement du document non seulement entre les divisions structurelles de l'entreprise, mais également entre les interprètes, des techniciens, des spécialistes aux gestionnaires. La conclusion de cet exemple est la suivante: plus la vitesse de déplacement du document est élevée, plus la qualité de son exécution à chaque étape spécifique est élevée, meilleur est le processus de gestion de l'entreprise dans son ensemble.

Le terme lui-même est apparu dans la littérature dès les années 1920. On croyait alors que le flux de travail est l'organisation du travail visant à la construction rationnelle de l'appareil d'État dans son ensemble, la répartition des responsabilités entre les différents interprètes et services. En 1931, l'Institute of Management Technology a tenté pour la première fois de réglementer les principes uniformes d'organisation du travail de bureau. Les règles ont été établies selon lesquelles l'acceptation et la livraison des documents, les règles d'exécution et la réglementation de la signature doivent être effectuées. Les étapes suivantes du développement économique ont reçu une réglementation législative d'un concept tel quele travail de bureau, où l'accent était mis sur les opérations techniques individuelles. Le programme de gestion des documents n'était pas mentionné par ces actes législatifs alors qu'il s'agissait en réalité d'organiser la circulation des documents. À partir de 1974, le document principal a été signé qui réglemente l'ensemble du processus de gestion des documents, qui est toujours en vigueur.

Ce texte législatif s'appelle le "Système unifié de gestion des documents d'État" (USSD), dont les paragraphes sont consacrés à l'organisation de la circulation des documents, aux méthodes technologiques de leur traitement et aux règles d'application. Cette collection formule la règle de base: "Le flux de documents est le mouvement opérationnel d'un document le long du chemin le plus court, y compris le temps et les coûts de main-d'œuvre minimum." Ce n'est qu'en appliquant la règle approuvée dans la pratique que l'on peut compter sur l'amélioration de la vie de la population du pays, la croissance de l'économie de l'État.

Pour atteindre ces objectifs, des dirigeants intelligents, disciplinés et responsables sont nécessaires, pour qui l'introduction d'un flux de travail basé sur l'USSD sera une question d'honneur et de conscience.