Chaque entreprise devrait utiliser activement un outil de gestion tel que la budgétisation des revenus et des dépenses (ci-après dénommé BDR). Ce que c'est? Essayons de comprendre cet article.
Définitions de base
Chaque entité commerciale possède son propre système BDR, en fonction du choix de la stratégie de planification financière, ainsi que des objectifs fixés. Par conséquent, lors de la définition du BDR, de ce qu'il est et de son objectif, il est nécessaire de comprendre le fait qu'en tant que technologie de gestion dans toute entreprise, elle vise à atteindre ses propres objectifs et à utiliser ses propres moyens et outils.
Les budgets sont préparés à la fois pour l'entreprise dans son ensemble et pour ses divisions individuelles. La budgétisation des revenus et des dépenses est un plan de travail, coordonné à travers toutes les unités structurelles, qui combine des budgets individuels et se caractérise par un flux d'informations pour prendre des décisions de gestion dans le domaine de la planification financière. Dans ce budget, le bénéfice et les flux de trésorerie prévus sont considérés en termes totaux. Ainsi, répondant à la question de savoir si le BDR -quoi qu'il en soit, on peut affirmer que c'est le résultat de nombreuses discussions, ainsi que de décisions futures sur le sort de l'entreprise, ce qui contribue à sa gestion opérationnelle et financière efficace.
Les calculs effectués lors de la formation du budget permettent de déterminer en temps opportun et dans son intégralité le montant d'argent nécessaire pour mettre en œuvre les décisions prises. Dans ce cas, nous parlons de la formation de sources de réception de ces fonds (par exemple, empruntés ou propres).
Évaluation de l'efficacité du BDR
Le type de concept dont il s'agit et la manière dont il peut être évalué ne peuvent être jugés que dans la période définie. Ainsi, l'effet de l'élaboration du budget dépend de la mesure dans laquelle le degré de flexibilité d'une entité commerciale se manifeste, en raison de la prévision des résultats des actions de gestion. La planification financière et la budgétisation prévoient la définition des paramètres de base pour chaque domaine d'activité de l'entité, ainsi que le calcul de diverses options avec la préparation de réponses aux changements probables de l'environnement interne et externe.
Fonctions budgétaires
Ces fonctions dépendent de la phase de formation du BDR et de sa mise en œuvre. Au tout début de la période de référence, ce document financier est un plan des ventes, dépenses et autres transactions financières de l'année à venir. À la fin de la période de référence, il joue déjà le rôle d'un évaluateur (compteur), à l'aide duquel il devient possible de comparer les indicateurs réels et prévus afin d'apporter des ajustements aux activités ultérieures de l'entreprise.
Les fonctions de BDDS et BDR sont similaires et peuvent être représentées par la liste suivante:
- analytique (correction de la stratégie, repenser les idées, fixer de nouveaux objectifs et analyser les alternatives);
- planification financière;
- comptabilité financière (il est nécessaire d'examiner et de prendre en compte les actions déjà prises au cours de la période précédente afin de prendre les bonnes décisions à l'avenir);
- contrôle financier (comparaison des tâches et des résultats obtenus, identification des faiblesses et des forces);
- motivationnel (compréhension du plan formé, punition en cas de non-exécution et encouragement lors de sa réalisation et de sa surréalisation);
- coordination;
- communication (coordination des indicateurs planifiés des divisions structurelles de l'entreprise, recherche de compromis et affectation d'exécuteurs responsables à l'un ou l'autre point du plan).
Comparaison entre BDDS et BDR
BDR (budget de revenus et dépenses), ainsi que BDDS (budget de trésorerie) sont les principaux documents financiers qui doivent être présentés, par exemple, à un établissement bancaire lors de l'obtention d'un prêt. Cependant, il y a une différence entre les deux:
- BDDS est sur une base de caisse, BDR est sur une base d'exercice;
- BDR est la planification du bénéfice net, et l'utilisation des flux de trésorerie BDDS est planifiée;
- BDR reflète le matériel numérique sans les taxes indirectes telles que la TVA et les accises, et dans BDDS tous les indicateurs sont indiqués en tenant compte de cestaxes;
- ces deux documents ont des structures différentes: le BDR contient des articles sur l'amortissement et la réévaluation, et le BDS contient des articles sur la réception et le retour des fonds empruntés;
- et, bien sûr, des divergences dans l'objectif de ces documents: le BDR est utilisé pour calculer le coût, la rentabilité, les revenus et les bénéfices prévus, et le BDDS est nécessaire pour suivre les flux de trésorerie via la caisse et les comptes de règlement de l'entreprise.
Les grandes étapes de la budgétisation en entreprise
La première étape consiste à former une structure financière et vise à développer un modèle d'une telle structure qui permettrait d'établir la responsabilité de l'exécution du budget lui-même, ainsi que le contrôle des sources de revenus et dépenses.
La deuxième étape implique la formation de la structure des budgets et est définie comme un schéma général du budget consolidé d'une entité commerciale. À ce stade, les postes de dépenses du budget de l'entreprise méritent une attention particulière.
Sur la base des résultats de la mise en œuvre de la troisième étape, la politique comptable et financière de l'entreprise est en cours d'élaboration. En d'autres termes, un ensemble de règles de comptabilité, d'exploitation et de production est en cours de création, en tenant compte des restrictions adoptées dans la préparation du budget et en contrôlant son exécution.
La quatrième étape est liée à l'élaboration de l'ordre et des procédures de surveillance, de planification et d'analyse, en cas d'occurrence - les raisons de son échec.
Et, enfin, la cinquième étape est déjà liée à la mise en œuvre directe du système de budgétisation. Il comprend des travaux dont la mise en œuvre est liée à la préparation des budgets financiers et opérationnels pour la période à venir, la conduite d'une analyse appropriée dont les résultats peuvent souvent conduire à certains ajustements des budgets. En conséquence, les revenus et les dépenses de l'entreprise doivent être formés dans le montant requis.
Trois approches du processus budgétaire
Dans la littérature moderne, il existe trois approches par lesquelles les articles BDR sont formés:
- ascendant;
- "de haut en bas";
- combiné.
La première approche est utilisée dans les grandes entreprises où les chefs de divisions structurelles établissent des budgets pour des départements ou des sections, qui sont ensuite réduits aux budgets de l'atelier ou de l'usine dans son ensemble. Une condition préalable à l'organisation de la budgétisation est la coordination des indicateurs par les cadres intermédiaires avec la direction générale de l'entreprise.
Le deuxième exemple d'approche BBB montre que le processus de budgétisation est mené par la direction générale et que l'implication des responsables de niveau inférieur est minime.
La troisième approche est la plus équilibrée et évite les effets négatifs des deux approches précédentes.
Les vertus du budget
Comme tout phénomène économique, la budgétisation a des côtés positifs et négatifs. Les avantages incluent:
- favorise la motivation et une attitude positiveéquipe;
- coordonne le travail de l'ensemble de l'équipe;
- grâce à une analyse régulière vous permet d'ajuster le budget dans le temps;
- est un outil permettant de comparer les résultats prévus et réels.
Défauts de la budgétisation
Parmi les principales lacunes, il convient de souligner les suivantes:
- différences dans la perception des budgets par différentes personnes;
- coût élevé et complexité du processus de budgétisation;
- manque de motivation budgétaire s'il n'est pas communiqué à tous les employés.
