Le procès-verbal de la réunion est un document qui reflète toutes les décisions importantes de cet événement. Sa rédaction erronée, tant dans son sens que dans son exécution, peut entraîner sa contestation par les participants à l'assemblée. En outre, il existe un danger potentiel de prendre des décisions de gestion incorrectes si le procès-verbal de la réunion de production contient des informations déformées. Un ensemble de recommandations simples vous aidera à l'organiser correctement.
Le texte de ce document contient généralement deux parties: une introduction et une partie principale. Le procès-verbal de la réunion (sa première mi-temps) comprend une description des principaux paramètres de l'événement: fonctions, nom complet. membres, président et secrétaire. Lorsque l'une des personnes présentes a un statut particulier (invité, expert, observateur, etc.), cela est également mentionné dans le document. Si la réunion a été suivie par de nombreuses personnes, le procès-verbal de la réunion peut contenir des données à leur sujet surune feuille séparée, qui est une annexe indissociable du document. La section d'introduction se termine par l'ordre du jour, qui contient une liste des questions à l'étude. Il est souhaitable de les classer par ordre d'importance, mais il peut y avoir d'autres facteurs qui affectent la place dans la liste des questions. Par exemple, la structure de l'ordre du jour peut dépendre de la relation logique d'une partie de ses enjeux ou de l'emploi des personnes participant à l'événement. Le document lui-même est rédigé sur le papier à en-tête de l'organisation (sa division), il doit être indiqué quand la réunion a eu lieu.
Le compte rendu de la réunion dans la partie principale doit correspondre à la partie introductive. En particulier, ses points devraient suivre le même ordre que dans l'ordre du jour. L'algorithme de construction d'un texte qui enregistre des informations sur chaque point de l'ordre du jour est le suivant: "écouté", "parlé", "décidé". La règle principale lors de la rédaction de cette partie du protocole est qu'elle ne doit pas se transformer en une sorte de transcription.
En particulier, l'alinéa "écouté" décrit qui était l'orateur principal sur la question, ce qu'il a proposé à la fin de son discours. Selon les intervenants, il est également indiqué qui a dit ce qu'il a proposé. La décision fixe la position finale de la majorité des participants à la réunion. S'il a été adopté par vote, il est alors indiqué combien de personnes étaient pour, combien étaient contre, ainsi que le nombre d'abstentions. Selon l'importance des questions abordées, le nom complet peut être indiqué. les personnes qui ont pris une position ou une autre.
Le procès-verbal de l'assemblée est dressé par le secrétaire, le document lui-même est signé par l'exécuteur testamentaire et le président de l'assemblée. Les sources d'informations pour sa compilation sont les brouillons manuscrits, les enregistrements effectués à l'aide d'un enregistreur vocal, les transcriptions. Si la résolution des problèmes identifiés lors de la réunion nécessite l'autorité d'un haut fonctionnaire qui n'a pas participé à la réunion, l'approbation des décisions par ce responsable peut être fournie en plus. Un procès-verbal signé et enregistré peut être envoyé en un seul document ou sous forme d'extraits aux fonctionnaires qui ne sont concernés que par une partie des questions.
