Normes et règles de base de l'étiquette commerciale pour un employé de bureau et un fonctionnaire

2024 Auteur: Henry Conors | [email protected]. Dernière modifié: 2024-02-12 07:04

Lorsque vous commencerez à travailler, vous vous rendrez vite compte que la capacité à suivre les règles de base de l'étiquette commerciale contribue à la réussite professionnelle dans n'importe quel domaine et est aussi appréciée que les qualités commerciales. Cela vous aidera à vous intégrer facilement dans n'importe quelle équipe et à gagner rapidement en crédibilité auprès de vos collègues et de la direction, surtout si vous parvenez rapidement à faire la différence entre l'étiquette professionnelle et laïque et apprenez à choisir la bonne ligne de comportement.

Étiquette commerciale de base

Les bonnes manières dans un bureau ou un bureau gouvernemental sont quelque peu différentes de ce qui est considéré comme décent (habituel) à l'extérieur.

• Si le leader est un homme, les femmes ne doivent pas s'attendre à ce qu'il se lève lorsqu'elles entrent dans le bureau. Bien qu'il y ait des hommes bien élevés parmi les patrons qui ont cette habitude portée au niveau d'un réflexe et qui se lèvent toujours quand une dame entre dans la pièce, c'est une exception. Et que ce soit gentil, mais toujours un ton laïc au travail est inapproprié. Dans le bureau,dans une agence gouvernementale, le patron masculin franchit la porte en premier, et lorsque vous êtes en voyage d'affaires, il monte dans la voiture en premier.
• Les mots "merci" et "s'il vous plaît" dans un cadre de travail sont encore plus désirables que dans la "vie sociale". Remerciez vos collègues pour tout service, même le plus insignifiant, et n'oubliez pas le « mot magique » lorsque vous faites une demande ou que vous transmettez simplement un ordre de vos supérieurs à l'un des employés.
• Souris toujours lorsque vous saluez des collègues et rendez-les avec le sourire.
• Parlez aux gens sur un ton calme et amical et montrez-leur des signes d'attention, quel que soit leur sexe.
• Si l'homme qui marche devant vous vers la porte a beaucoup de documents, doublez-le pour ouvrir la porte et laissez-le passer. L'aide au bureau devrait toujours être celle pour qui elle est la plus pratique et la plus pratique, cependant, dans les relations officielles, il existe une hiérarchie claire que vous devez ressentir et maintenir. Cela ne signifie pas que vous devez être timide devant vos supérieurs ou faire preuve d'une attention accrue à chaque mot, non, mais vous devez lui accorder le respect qui lui est dû.

Les règles acceptées de l'étiquette commerciale peuvent différer considérablement non seulement dans différents secteurs, mais aussi dans les entreprises individuelles. Cependant, il existe des règles qui doivent être suivies à la fois par les employés de bureau et les employés du gouvernement. Parmi eux figurent le respect de la ponctualité, le respect de l'image de l'entreprise dans les vêtements, la capacité de garder des secrets et la capacité de laisser les problèmes personnels en dehors du travail. Parlons de chacune de ces règles plus en détail.

La nécessité de tout faire à temps

Les règles de l'étiquette commerciale dans un bureau, un organisme gouvernemental exigent que vous veniez toujours au travail à l'heure, que vous accomplissiez toutes les tâches à temps. Les retards, les retards dans les travaux qui doivent être remis exactement à l'heure promise sont inacceptables.

Ne manquez jamais un rendez-vous d'affaires, venez tôt pour ne pas mettre en péril la réputation de l'entreprise, pas seulement la vôtre. Si vous devez être en retard, prévenez-le à l'avance, les autorités doivent savoir où vous vous trouvez. N'oubliez pas que le respect de l'exactitude, la ponctualité dans tous les domaines sont des règles indispensables de l'étiquette commerciale pour un fonctionnaire et un employé de bureau, ainsi qu'une manifestation de respect d'autrui, naturelle pour toute personne instruite.

Comment s'habiller correctement pour le bureau ou le service gouvernemental

Le code vestimentaire professionnel habituel doit être respecté.

• L'apparence d'un employé doit être cohérente avec l'image de l'entreprise, créant une impression agréable, et lorsque vous travaillez dans une agence gouvernementale, c'est encore plus important.
• Les femmes sont tenues de porter des jupes et des robes ne dépassant pas le genou, les tailleurs-pantalons sur mesure sont autorisés. Il est inacceptable de porter des vêtements de couleurs vives et flashy avec des paillettes, des strass et des vêtements serrés pour travailler au bureau.
• Les hommes doivent s'en tenir à une tenue professionnelle, porter des costumes, des pantalons, des chemises avec ou sans cravate. Les jeans et les pulls sont à exclure de la garde-robe de travail.
• Vous pouvez porter au travaildes bijoux modestes assortis à la tenue, ainsi que d'autres détails du costume.

Politique de confidentialité

Vous devez être capable de garder les secrets de l'entreprise, de toute transaction, sans étendre ce sujet ni avec vos collègues ni avec vos proches. Ne lisez pas les lettres destinées à d'autres personnes, transmettez tous les messages personnellement, sans intermédiaires ni personnes non autorisées. Si vous avez besoin d'envoyer un fax, appelez le destinataire à l'avance afin qu'il soit à proximité et puisse recevoir personnellement le document ou la lettre. Ne mélangez pas votre vie personnelle avec le travail, ne parlez pas des problèmes de la vie, ne cherchez pas de réconfort ou ne demandez pas l'aide de collègues. Au bureau, il est important de garder son sang-froid et sa bonne humeur, quelle que soit la mauvaise humeur. Ces règles d'étiquette commerciale pour un fonctionnaire du gouvernement et un employé de bureau doivent être strictement suivies.

Vous et votre patron

Les règles de l'étiquette commerciale pour les subordonnés impliquent un appel distant et non familier à un responsable. Même si le patron (patron) est une fille ou un jeune homme à peine plus âgé que vous, cela vaut la peine de dire "vous". Si vous êtes dans le bureau du directeur et qu'un partenaire commercial ou un autre patron entre, que vous restiez ou partiez, il doit décider s'il vous demande de partir, il n'y a aucune raison de se sentir offensé. Si jamais votre patron vous insulte devant des inconnus, ne répondez pas de la sorte. Si vous êtes contrarié, ne sautez pas hors du bureau, essayez de sortir calmement et trouvez un endroit isolé où vous pourrez vous calmer. PasDiscutez de ce qui s'est passé avec des collègues. Vous pouvez arranger les choses avec le responsable pendant les heures creuses, en écoutant calmement ses souhaits et en exprimant vos réclamations. Plus le patron est élevé, plus votre rôle est difficile et, dans certaines situations, il est important de se rappeler les règles de l'étiquette commerciale. Si une personne particulièrement respectée doit être escortée dans le couloir d'une institution, vous devez ouvrir les portes pour laisser passer l'invité important, puis vous déplacer à côté de lui, en retard d'un quart de pas seulement. Si le couloir bifurque, vous devrez indiquer la direction d'un geste gracieux. Si le couloir serpente, vous pouvez dire « Laissez-moi vous accompagner », puis aller de l'avant avec audace.

Quelques mots sur les mauvaises manières

Il existe des normes et des règles d'étiquette commerciale qui sont sans ambiguïté pour tous les employés: ne pas lire les lettres des autres, parler avec retenue et politesse, être amical avec les collègues et garder une distance avec les supérieurs. Mais parfois au travail, une exception est faite à ces règles, par exemple, lorsque vous avez besoin de trouver un document dans le bureau d'un autre employé qui n'est pas là. Le comportement général dans le service et au bureau doit être digne, avec des manières impeccables. Vous devez constamment surveiller votre comportement, votre façon de marcher, de communiquer, de vous asseoir. N'oubliez pas qu'il est indécent de se toucher le nez, les oreilles, les cheveux ou d'autres parties du corps en public.

Ce qu'il ne faut jamais faire sur le lieu de travail:

• Mâchez, curez vos dents.
• Ronger des stylos, des crayons, du papier ou des ongles.
• Corriger le maquillage, la manucure, peindre les lèvres sur le lieu de travail - ce sont les règles de baseétiquette commerciale pour une secrétaire.
• Bâiller sans se couvrir la bouche.
• Mettre les pieds sur la table, croiser les jambes

Requis tous les jours:

• Gardez vos vêtements, vos cheveux et votre corps propres, utilisez du déodorant, mais pas de parfum.
• Amenez un mouchoir propre.
• Prenez soin de votre santé dentaire.

Ces règles et souhaits sont des normes d'étiquette indispensables, ils vous permettent de devenir non seulement un bon employé précieux, mais aussi une personne agréable avec qui vous voulez traiter. L'apparence est le meilleur moyen de démontrer du respect envers les autres.

Règles de bonnes manières dans les relations avec les collègues

Lorsque vous commencez à travailler au bureau et que vous apprenez à connaître vos collègues, vous commencez à établir des relations qui détermineront le climat au sein de l'équipe et les résultats du travail commun. Comment se comporter pour les séduire ? Soyez amical avec tout le monde, mais n'essayez pas de vous rapprocher d'une personne tout de suite, donnez-vous du temps pour mieux connaître les gens. N'hésitez pas à poser des questions aux employés sur le travail, mais n'ayez pas de conversations personnelles avec eux au début. Ne vous inquiétez pas si vous n'avez pas réussi à rejoindre l'équipe dès le premier jour, il n'y a rien de mal à cela. Remerciez toujours vos collègues pour leur aide et rappelez-vous de ne pas aller au-delà des règles de l'étiquette de communication d'entreprise.

Par exemple:

• n'ennuyez pas vos collègues avec vos conversations et n'interférez pas dans les conversations des autres;
• ne bavardez pas et n'écoutez pas les commérages, n'écoutez pas les autresappels téléphoniques;
• ne discutez pas de problèmes de santé et de fonction corporelle avec des collègues;
• n'essayez pas d'exprimer ou d'imposer votre opinion personnelle en aucune occasion;
• ne grondez personne en présence d'inconnus, même si vous avez raison trois fois, vous êtes soudainement mis en colère - excusez-vous immédiatement;
• ne faites pas semblant d'être plus occupé que les autres, parfois vous pouvez poliment demander à vos collègues de ne pas faire de bruit, mais faites-le poliment et sans appeler;
• ne soyez pas égoïste, dans votre zèle officiel, essayez de ne pas nuire à vos collègues afin de gagner un avantage ou d'obtenir les faveurs de vos supérieurs.

Et la règle principale de l'étiquette commerciale, tant pour un employé de bureau que pour un employé du gouvernement, est: vous devez être poli, faire preuve de tact, courtois et tolérant dans vos relations avec vos collègues et la direction, sans jamais parler de vos émotions.”

Étiquette téléphonique pour la secrétaire

Les premières impressions d'une entreprise se font souvent par téléphone, et il est difficile de se débarrasser d'une mauvaise première impression. Très souvent, lorsque vous appelez une entreprise pour affaires, vous pouvez tomber sur une réponse qui n'a rien à voir avec l'étiquette commerciale ou les simples règles de courtoisie. Certains employés répondent au téléphone du bureau comme s'ils rendaient service, d'autres ne jugent pas nécessaire de nommer l'entreprise ou le service. Et tout le monde sait combien il est agréable de parler ensuite au téléphone avec des personnes bien élevées qui répondent rapidement, affablement et expriment leur volonté d'aider.

Les appels téléphoniques sont généralement répondus par la secrétaire, mais pas seulement lui, mais tous les employés doivent connaître les règles de base de l'étiquette de communication d'entreprise, qu'il est important de suivre lors de la communication par téléphone.

• Ne faites pas attendre les gens pour une réponse, décrochez tout de suite le téléphone et répondez. Si vous ne pouvez pas parler, demandez à rappeler, ne faites pas attendre l'appelant. Et brancher de la musique sur la ligne pour combler un vide est considéré comme de mauvaises manières.
• Immédiatement après avoir décroché le téléphone, dites bonjour, nommez votre entreprise et présentez-vous. Si vous travaillez dans une grande institution, vous devez nommer un service spécifique pour aider l'appelant à trouver son chemin.
• Lorsque le téléphone est demandé pour quelqu'un d'autre, acceptez un message pour lui ou proposez de rappeler plus tard.
• Lors d'une conversation, gardez le contrôle et comportez-vous correctement même avec les clients les plus lents d'esprit. Si la personne est nerveuse, aidez-la à se calmer, mais en réponse à l'insulte, raccrochez simplement.
• Regardez votre discours et choisissez vos mots, rappelez-vous que le jargon dans la communication d'entreprise est totalement inapproprié. Ne dites jamais "oui" ou "d'accord", juste "oui", "d'accord" ou "bien sûr".
• Tenez le téléphone dans vos mains, pas entre votre épaule et votre menton, parlez clairement et directement dans le microphone, pas au-delà. Et ne parlez jamais la bouche pleine.
• Lorsque vous appelez, dites bonjour et identifiez-vous immédiatement ainsi que l'entreprise que vous représentez. Soyez poli, bref et direct.

Étiquette commerciale dans le traitement des visiteurs

Employés du gouvernement et employés de bureaules employés reçoivent souvent des clients dans leur bureau. Les bonnes manières sont extrêmement importantes ici, les gens aiment traiter avec quelqu'un qui leur montre du respect. Les règles de l'étiquette en matière de communication et de comportement d'affaires doivent être respectées en tout: à la fois pour rencontrer le visiteur à la porte, l'aider à se déshabiller et ne pas le faire attendre. Si vous devez encore patienter, n'oubliez pas de vous excuser, même si la faute à ce retard n'est pas de votre fait, offrez-lui du thé ou du café. Accueillez les gens avec un sourire amical, essayez d'établir des contacts informels, mais ne bavardez jamais sur quoi que ce soit. Dans la conversation, gardez vos distances, mais soyez correct, poli et patient. Accompagnez les visiteurs jusqu'à la porte du bureau comme s'ils étaient vos invités.

Bon ton dans les lettres commerciales

Les règles de l'étiquette de la correspondance commerciale affectent à la fois l'apparence et le contenu, le contenu de la lettre elle-même. Avant d'écrire, vous devez établir un plan qui vous aidera à énoncer de manière concise et claire l'essence de la question. Dans le même temps, il est important de prendre en compte plusieurs règles obligatoires pour la conduite de la correspondance commerciale.

1. La lettre doit être écrite correctement en termes de style, d'orthographe et de ponctuation.
2. Les messages officiels sont généralement imprimés, c'est un signe de respect pour le destinataire.
3. Selon les règles de bonnes manières, aucune des lettres, à l'exception des remerciements, ne doit rester sans réponse.
4. La lettre doit être soigneusement formatée, il est d'usage d'écrire les lettres commerciales uniquement sur du papier blanc A-4.
5. Toujours dater vos lettres en bas à gauche et laisser une signature personnelle, nom etinitiales.
6. Lors de l'adressage, il est d'usage d'utiliser le mot "cher(s)", et lors de l'utilisation du pronom personnel "Vous", mettez-le en majuscule.

En conclusion

La perfection s'obtient par la diligence et la répétition. Recherchez l'excellence en tout, proclamez les règles de l'étiquette commerciale - dans la manière de tenir, dans la manière de parler et de bouger, mais ne vous arrêtez pas seulement à la manifestation extérieure des bonnes manières, corrigez les lacunes de votre propre caractère, soyez attentif à vos collègues, apprenez l'endurance et la patience, traitez-vous et traitez les autres avec le même respect. Si vous travaillez avec diligence, vous remarquerez bientôt des résultats qui transformeront votre vie.