Le protocole est-il un document officiel ?

2024 Auteur: Henry Conors | [email protected]. Dernière modifié: 2024-02-12 07:05

Le mot protocole est sur toutes les lèvres. Les employés de bureau l'entendent régulièrement lors de réunions, les policiers l'utilisent dans leurs activités professionnelles, et les chefs d'État et les diplomates sont contraints de respecter les règles dictées par lui. Qu'est-ce qu'un protocole ? Nous le découvrirons ci-dessous.

Signification du protocole

Comme beaucoup d'autres termes, ce mot a plusieurs significations. Tout dépend du domaine d'activité dans lequel s'applique le concept souhaité. Alors, regardons les situations les plus courantes où il est d'usage de parler du protocole.

En ce qui concerne l'environnement des affaires, le protocole est un document décrivant l'événement qui se déroule (réunion, réunion, conseil d'administration, etc.).

Nous avons déjà parlé plus haut de la police, qui rédige aussi souvent un document similaire. Dans ce cas, l'établissement du fait d'un crime ou d'un délit est implicite.

Dans le format international, le protocole est un ensemble de règles qui doivent être suivies lors des réunions officielles entre les représentants du gouvernement, ainsi que les personnalités diplomatiques. Par exemple, il existe un protocole de réunions des chefsmembres ou en rendant visite au président.

Cependant, dans cet article, nous nous concentrerons sur le concept de protocoles d'entreprise.

Procès-verbal de la réunion

Les réunions d'affaires font partie intégrante de tous les processus dans un environnement d'affaires. Ils peuvent avoir lieu officiellement, en tenant compte de l'heure fixée et uniquement au bureau. Les dates d'affaires informelles sont également très populaires. Dans le second cas, vous pouvez vous passer de la confirmation protocolaire de la conversation. Si la réunion est officielle, elle doit être écrite conformément à toutes les règles.

Les procès-verbaux sont conservés par le secrétaire ou une autre personne ayant cette autorité. Afin de suivre le rythme de la conversation, essayez d'établir une liste approximative des questions qui seront abordées lors de la réunion. Il serait également utile d'avoir un enregistreur vocal pour ne pas manquer les détails, car le protocole est une description très détaillée d'un événement commercial.

Les noms des personnes présentes et des absents doivent être enregistrés. Pour vous-même, vous pouvez prendre des notes concernant l'emplacement de tous ceux qui sont venus à la réunion afin d'indiquer la paternité de certains mots sans erreur.

Au début de chaque réunion, l'ordre dans lequel les questions seront examinées est déterminé, assurez-vous de l'écrire textuellement.

S'il y a eu un vote lors de la réunion, indiquez ses résultats (combien de personnes ont voté "pour" et combien ont voté "contre"). Dans le cas où il y avait un petit nombre de personnes présentes à la réunion, vous avez la possibilité de marquer également les noms et prénoms de tous ceux qui ont voté.

Ne tardez pasdéposer le protocole en veilleuse, car pendant ce temps, vous pouvez oublier les détails de la réunion.

Procès-verbal de négociation

Les négociations diffèrent d'une réunion d'affaires ordinaire en ce sens qu'elles traitent généralement d'un ou de plusieurs problèmes qui jouent un rôle important pour les deux parties. Dans ce cas, le protocole est l'occasion d'enregistrer toutes les nuances de la conversation et les exigences des parties. La question à l'étude n'est pas toujours résolue immédiatement après les premières négociations, de sorte que les administrateurs ou les autres employés ont besoin de temps et d'informations complètes sur la réunion.

Le protocole de négociation est établi selon le même principe que tout document commercial.

Il est nécessaire d'indiquer la date de l'événement décrit, le numéro du document et la version complète du titre. Elle est suivie d'une introduction, qui indique nécessairement la liste des personnes présentes et les principaux sujets de discussion.

Dans la partie principale, l'information est généralement divisée en trois parties: « Écouté », « Parlé », « Décidé ». Dans la version complète du protocole, les paroles de tous les orateurs sont citées textuellement. Dans certains cas, un extrait du protocole est également publié, en dupliquant une certaine partie.